FUNCIONES DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO

Jefe de Departamento
  

	Lic. Jeimmy Pérez
	Administrador jefe II

Asistente    

Lic. Eneida Ugas Analista  de Personal IV

  

Ingreso

	Br. Arelys Barrios
	Asistente Administrativo V

	Lic. Hildamar Vázquez
	Psicólogo II

	Lic. Daniel Rodríguez
	Analista de personal III

Clasificación

	Lic. Luz Martinéz
	Analista de Personal II

	Lic. Jennifer Landaeta
	Analista de Personal II

	Lic. Victor Morales
	Analista de personal  III

	Lic. Nahicy Anato
	Analista de Personal

	T.S.U. Sharon Horvath
	Analista de personal III

Plan de Carrera

	Lic. Adriana Angulo
	Analista de Personal III

Beneficios Socioeconómicos

	Lic. Evelyn Lara
	Analista de Personal IV

  

	T.S.U. Gloria Chacón
	Asistente Administrativo V

	Lic. José Vicente Mata
	Analista de Personal III

	T.S.U. Felix Ramirez
	Analista de Personal III

Evaluació

	Lic. Arelys Lamas
	Jefe Técnico Administrativo III

	Lic. Madeleine Ustariz
	Analista de Personal III

	Br. Geraldine Segovia
	Analista de Personal II

Adiestramiento

	Lic. Herleidy Cubero
	Analista de Personal en Adiestramiento

	T.S.U. Xiomara Chávez
	Ayudante de Oficina

	Lic. María A. Rodríguez
	Analista de Personal III

Calidad de Vida

	Abog. Carlota Gruber
	Abogado Jefe

	Lic. José Luis Gómez
	Analista de Personal IV

	Br. Beatriz Arreaza
	Asistente Administrativo IV

Atención al Jubilado y Pensionado

	Br. Edanis Bello
	Ayudante de Oficina

 Secretaria

	Br. Celsa Brito
	Secretaria III

	Br. Lizbeth Caldera
	Secretaria I

 

   

LEYENDA:

Administrador Jefe II:

• Autoriza conjuntamente con el jefe inmediato, los cheques bancarios para sufragar gastos diversos  de administración.
•  Supervisa y coordina todas las funciones de administración del organismo controlando la realización de funciones de contabilidad, servicio generales, fiscalización y créditos entre otros.
•  Supervisa las operaciones financieras y las inversiones autorizadas que se producen en todas las dependencias de la unidad.
•  Interviene en los actos de licitación y en el control y apertura de cotizaciones.
•   Conforma u objeta órdenes de compra, ordenes de pago, recibos, requisiciones, finiquitos y otros.
•  Autoriza solicitudes relativas a movimientos  y asignaciones para gastos de personal
•  Dirige coordina y supervisa la realización de estudios sobre la elaboración y/o revisión de sistemas y procedimientos, contables, financieros y/o administrativos

Analista de Personal II

•  Publicar y controlar las plantillas de los concursos (internos y externos) vía online y en carteleras de la Institución, con el fin de garantizar respuestas oportunas a los requerimientos de personal y a su vez ampliar el registro de elegibles.
•    Realizar evaluación de los requisitos mínimos a los aspirantes inscritos en el registro de elegibles, así como entrevistas previas en la cual suministra información sobre el cargo ofertado. 
•   Elaborar estructuras de salarios y beneficios socio-económicos a los nuevos ingresos a la Institución con el fin de garantizar la disponibilidad presupuestaria.
•  Organizar y participar en el proceso de inducción del personal de nuevo ingreso.
•  Elaborar y tramitar documentos necesarios en el proceso de ingreso de nuevo personal a la Institución (puntos de cuentas, contratos, ingresos al IVSS, evaluaciones de desempeño, etc)
•   Realizar trámites de ingreso y/o egreso del personal de la Institución en el Seguro Social (IVSS), con el fin de cumplir con las normativas legales vigentes.
•  Realizar análisis de necesidades de adiestramiento a fin de formular el plan anual de adiestramiento de todo el personal de la Institución.
•  Organizar y controlar la logística de los eventos de adiestramiento a fin de garantizar la distribución de los equipos y materiales a los participantes.
•  Llevar el registro y control del adiestramiento recibido por el personal, a fin de mantener actualizados los expedientes.
• Organizar los procesos de evaluación de desempeño del personal de la Institución, preparando instrumentos e instructivos de evaluación, actualizando la base de datos, así como controlar la entrega de resultados de dicho proceso.
•    Realizar el POA del  área técnica de administración de personal en la cual trabaje, con el fin de que los recursos sean empleados adecuadamente.
•  Realizar estudios de clasificación de cargos, pre-clasificación de cargos, elaborar registros de asignación de cargos, especificaciones de tipo de cargos y normalización de los mismos.
•  Verificar información para la posterior realización de análisis para movimientos de personal.
•  Elaborar informes técnicos de sus actividades y trimestrales de las actividades desarrolladas en su área técnica.
•  Atender y orientar al personal interno que requiera información  de su área técnica
•  Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad industrial establecidos por la Institución.

Analista de Personal III 

•  Supervisar el desarrollo de programas de clasificación y remuneración de cargos, revisiones y actualizaciones de manuales de descripciones de cargos.
•  Programar y supervisar la preparación y desarrollo de detección y planes de adiestramiento.
•  Coordinar la realización del proceso de evaluación de desempeño del personal de la Institución.
•  Conformar los trámites de las actividades inherentes  a movimientos de personal.
•  Atender y orientar al personal interno que requiera información  de su área técnica.
•    Elaborar el POA del  área técnica de administración de personal en la cual trabaje, con el fin de que los recursos sean empleados adecuadamente.
•    Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad industrial establecidos por la Institución.

Analista de Personal IV

• Realizar análisis de las necesidades originadas por jubilaciones, crecimiento y/o reestructuración de las Unidades, actividades administrativas, para su posterior aprobación.
•  Definir las modalidades de contratación de acuerdo a la solicitud de requerimientos de personal (cargos equivalentes, perfil del cargo y periodo de contratación).
•  Supervisar el registro de datos y demás documentos necesarios en el proceso de ingreso de nuevo personal a la Institución (puntos de cuentas, contratos, ingresos al IVSS, evaluaciones de desempeño, etc.).
•  Coordinar la formulación del plan de adiestramiento de todo el personal de la Institución; realizando reportes anuales de adiestramientos recibidos y así actualizar la data
•  Realizar el POA del  área técnica de administración de personal en la cual trabaje, con el fin de que los recursos sean empleados adecuadamente.
•  Analizar los estudios de clasificación de cargos y realizar la normalización de los mismos
•  Analizar y tramitar las actividades inherentes  en movimientos de personal.
•  Coordinar  el desarrollo de programas de revisión y actualización de Manual Descriptivo de Cargos.
•  Atender y orientar al personal interno que requiera información  de su área técnica.
•  Realizar auditorías de sobre el funcionamiento del sistema de administración de personal, a fin de proponer mejoras.
•  Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad industrial establecidos por la Institución.

Asistente Administrativo IV

• Distribuye y supervisa el trabajo del personal a su cargo.
• Atiende al publico en general que acude a la unidad en solicitud de información en relación a los servicios que se prestan en la misma.
• Redacta correspondencia, informes, circulares, y documentos diversos.
• Lleva el control de la correspondencia despachada y recibida en la unidad.
• Coordina todo lo relativo a las audiencias de su supervisor.
• Asiste a reuniones o sesiones convocadas en el organismo en representación de su superior elaborando para cada una de ellas el orden del día a tratar y redacta informes especiales a otras reuniones.
• Llevar el control de gastos de la unidad y elabora las relaciones de los mismos.
• Prepara informes periódicos sobre la labor desarrollada por la unidad en que presta sus servicios

Asistente Administrativo V

• Distribuye, coordina y supervisa el trabajo del personal a su cargo.
• Coordina todo lo relativo a las audiencias de su supervisor.
• Atiende al público en general que acude a la unidad en solicitud de información en relación a los servicios que se prestan en la misma.
• Redacta correspondencia, informes, circulares, y documentos diversos.
• Lleva el control de la correspondencia despachada y recibida en la unidad.
• Implanta nuevos procedimientos de trabajo
• Coordina todo lo relativo a las audiencias de su supervisor.
• Asiste a reuniones o sesiones convocadas en el organismo en representación de su superior elaborando para cada una de ellas el orden del día a tratar y redacta informes especiales a otras reuniones.
• Llevar el control de gastos de la unidad y elabora las relaciones de los mismos.
• Prepara informes periódicos sobre la labor desarrollada por la unidad en que presta sus servicios

Secretario I

• Redacta la correspondencia rutinaria de la Unidad.
• Toma dictados en taquigrafía y los pasa a máquina.
• Recibe y despacha la correspondencia de su supervisor.
• Mantiene archivo confidencial de la Unidad.
• Recibe y atiende visitantes.
• Lleva control de audiencias de su supervisor
• Atiende las llamadas telefónicas y las pasa a su supervisor

Secretario III

• Toma dictados taquigráficos y los pasa a la maquina.
• Redacta la correspondencia que le sea encomendada por su supervisor.
• Recibe y tramita las solicitudes de audiencia  y entrevistas concedidas por su supervisor.
• Recibe y atiende visitantes.
• Establece y mantiene archivos confidenciales.
• Atiende las llamadas telefónicas y las pasas a su supervisor.
• Lleva un archivo de la correspondencia de la unidad.
• Mecanografía semanalmente la cuenta del supervisor
• Puede supervisar secretarios de menor nivel y mecanógrafos

Abogado jefe

• Representa a la unidad, antes las diferentes comisiones que requieran de Elementos Jurídicos.
• Asesora y mantiene contacto directo con diferentes departamento que conforma la U S B.
• Revisa documentos legales que afectan los intereses de la Institución.
• Elabora dictámenes escrito relacionados con las diferentes consultas, realizada a la unidad en materia laborar y administrativa.
• Realiza proceso de averiguación administrativa o destitución de personal.
• Presta apoyo y colabora con el personal supervisorio de la Unidad  aportando ideas y opinión a fin de solventar situaciones que puedan presentarse
• Resuelve casos en materia jurídicas, analizando, redactando y tramitando documentos y/o expediente.
• Realiza reuniones con el Jefe de la Unidad y el Director de la dependencia para fijar posiciones sobre los diferentes dictámenes que serán emitidos.
• Tramita documentos y/o  recaudos pertinentes a casos jurídicos y legales, antes organismo jurisdiccionales y autoridades administrativa, tales Tribunales, inspectoría etc.
• Representa judicial y extrajudicialmente a la unidad en el área de su competencia.
• Elabora y presenta informes técnicos, así como también documentos de carácter legal.
• Asigna, supervisa y evalúa el trabajo del personal a su cargo.

Ayudante de Oficina

• Recibe, revisa, clasifica y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la Unidad.
• Llena formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares.
• Efectúa, atiende y transfiere llamadas telefónicas y toma nota al respecto.
• Actualiza la agenda de la unidad.
• Trascribe correspondencia general y cualquier documento que se le asigne.
• Llena formatos de acuerdo a los datos contenidos en los documentos soporte.
• Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos a solicitud del supervisor.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada

Jefe Técnico Administrativo IV

• Coordinar y controlar las actividades y programas de áreas adscrita a la unidad.
• Participar en la definición de políticas y lineamiento relativos a la unidad.
• Coordinar y supervisar las funciones de formulario y ejecución presupuestaria de la unidad.
• Administra el presupuesto y fondo de trabajo de la unidad, cancelando facturas, requisiciones de compra y demás solicitudes.
• Atender y brindar asesoría y orientación al personal que así lo solicite, en lo relativo a la función administrativa y/o actividades de la unidad.
• Supervisar el cumplimiento de las actividades del personal bajo su cargo.
• Propone procedimiento que faciliten la acción administrativa de la unidad.
• Redactar la correspondencia general de la unidad.
• Prestar informes sobre las actividades desarrolladas