INTRODUCCION

Introducion

   La Universidad Simón Bolivar, ofrece  un buen bienestar a los todos los pasantes universitarios y bachilleres que se encuentran brindando apoyo en cualquier departamento.Ofreciendo el servicio de transporte, comedor, canchas deportivas entre otros.

    El departamento de Administración y Desarrollo del Personal Administrativo y Obrero, esta dividido en  seis áreas: Ingreso, Adiestramiento, Evaluación, Clasificación, Beneficios socioeconómicos y calidad de vida, cada una de ellas tienes diferentes funciones que cumplir

RESEÑA HISTORICA

Sede de Sartenejas

 En los primeros meses de 1967 surgió la idea en las instancias gubernamentales de crear una nueva universidad, con el fin de contribuir a solucionar el problema universitario existente para la época. Es así como el 15 de mayo de 1967 se creó la Comisión, integrada por los doctores Luis Manuel Peñalver, Luis M. Carbonell, Mercedes Fermín, Miguel Angel Pérez y al Ing. Héctor Isava, que realizaría el estudio y el informe sobre la creación de un Centro de Educación Superior en aquellas ramas de la enseñanza que convinieran al desarrollo económico y social del país. Dos meses más tarde, el 18 de julio de 1967, el doctor Raúl Leoni, Presidente de la República, firmó el decreto N 878, mediante el cual se creó la Universidad como Instituto Experimental de Educación Superior con el nombre de Universidad de Caracas, destinada a instituir los estudios y las investigaciones de carácter científico, tecnológico y humanístico que requería para ese momento el país. El 30 de diciembre de 1968 se nombraron las primeras autoridades rectorales: Eloy Lares Martínez, como Rector y Francisco Kerdel Vegas y Miguel Angel Pérez, Vicerrector y Secretario, respectivamente. El primer Reglamento se dictó el 4 de marzo de 1969. Posteriormente, numerosos integrantes de la comunidad universitaria, la Academia Nacional de la Historia, la Sociedad Bolivariana de Venezuela y otras instituciones manifestaron su deseo de que la Universidad se vinculara al nombre del Libertador. El 9 de julio de 1969, el decreto N 94, cambió el nombre por Universidad Experimental Simón Bolívar. Días más tarde, el 15 de julio, las nuevas autoridades tenían nombre y apellido: Ernesto Mayz Vallenilla, Francisco Kerdel Vegas y Federico Rivero Palacios, como Rector, Vicerrector Académico y Vicerrector Administrativo. El 19 de enero de 1970, con la asistencia del presidente de la República, Dr. Rafael Caldera, se inauguró solemne y oficialmente la Universidad Nacional Experimental Simón Bolívar en la antigua hacienda de Sartenejas ubicada en el valle que lleva el mismo nombre. Desde entonces esa fecha se conmemora cada año como el aniversario del inicio de las actividades docentes uesebistas. Aunque las clases comenzaron en enero de 1970, las carreras profesionales se establecieron casi un año después del período de un ciclo básico común. El ciclo profesional de la Universidad Simón Bolívar comenzó con cinco carreras: Ingeniería Eléctrica, Ingeniería Mecánica, Ingeniería Química, Licenciatura en Matemáticas y Licenciatura en Química. Dos años después se crearon tres nuevas carreras: Ingeniería Electrónica, Ingeniería de Computación y Arquitectura. En el 74 arrancó la Licenciatura en Física, Urbanismo e Ingeniería de Materiales, en el 75 la Licenciatura en Biología, en el 90 Ingeniería Geofísica y en 1991 Ingeniería de Producción. El 14 de diciembre de 1970 se crearon los Decanatos de Estudios Generales, de Estudios Profesionales y el Decanato de Estudios de Postgrado para atender la necesidad de formar investigadores y especialistas del más alto nivel. El 11 de enero de 1971 fueron aprobadas por el Consejo Nacional de Universidades las Especializaciones en Filosofía, Ciencias de la Salud, Urbanismo, Economía y Administración. Para cubrir las necesidades en la formación de técnicos superiores en el país, el 16 de enero de 1976 se aprobó la creación del Núcleo Universitario del Litoral, el cual fue inaugurado el 12 de febrero de 1977 en una antigua hacienda del Valle de Camurí. Inició sus actividades académicas el 23 del mismo mes. En esta sede la USB ofrece un conjunto de carreras técnicas en las áreas industrial y administrativa. El 4 de febrero de 1976 por resolución del Consejo directivo N0. 76-02, se aprobó la creación del Decanato de Investigaciones. El 18 de julio de 1995 en el Decreto No 755 emanado de la Presidencia de la Republica, el Dr. Rafael Caldera otorga autonomía a la Universidad Simón Bolívar. El 10 de julio de 1997 se crearía la División de Ciencias y Tecnologías Administrativas e Industriales y el Decanato de Estudios Tecnológicos. El 2 de junio de 2004 se aprobó la creación del Decanato de Extensión. Fuente: Centro de Documentación y Archivo. CENDA

OBJETIVO

 OBJETIVO

Planificar, coordinar y evaluar la administración de procesos dirigidos  del desarrollo de Capital Humano durante toda su permanencia, desde su ingreso hasta su egreso de la institución.

  

OBJETIVO  GENERAL

Atención a todo el personal Administrativo y Obrero, desde su ingreso hasta  su egreso en nuestra institución, dándole a conocer su Clasificación, Evaluación y Adiestramiento.  

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

* Archivar todos los documentos  del Departamento de Administración y Desarrollo del personal Administrativo y Obrero.

* Elaborar  una Base de Datos de todos los  Curriculum  recibidos, para llevar un orden adecuado con la documentacion.

*Manejar un sistema automatizado de Evaluación para poder realizar una clasificación de un personal  Administrativo o Obrero .

POLITICAS Y NORMAS DE LA INSTITUCION

                                      De la Jornada de Trabajo y de los Permiso

Artículo 99.- Jornada Semanal

La jornada semanal de trabajo está constituida por 35 horas de labores las cuales se distribuirán en jornadas diarias de 7 horas de estricto cumplimiento. El horario regular para cumplir esta jornada se realizará entre las 8 a.m. y las l2m. y la 1 p.m. y las 4 p.m. Se entiende que el horario de cumplimiento de la jornada diaria puede ser distinto al regular, de acuerdo con la naturaleza específica del trabajo cumplido por las unidades universitarias.

Artículo 100.- Jornada Mixta y Nocturna

Se entiende por jornada mixta aquella que se cumple en un horario comprendido antes de las 6 p.m. y que no exceda de las 10 p.m. Cuando el horario a cumplir después de las 6 p.m. sea mayor de cuatro (4) horas, se considerará jornada nocturna. En todo caso, ambas jornadas no deberán exceder de treinta y tres (33) horas semanales ni de cinco y media (5.5) horas diarias de jornada efectiva.

Artículo 101. Jornada Medio Tiempo

Se entiende por jornada de medio tiempo aquellas que corresponde a la mitad de la duración de la jornada prevista en el artículo 99 de este mismo Instrumento.

Artículo 102.- Jornada por Horas

Se entiende por jornada por horas aquella correspondiente a 35avo. de la duración de la jornada prevista en el artículo 99 de este Instrumento. Esta jornada no podrá exceder de 9 horas semanales.

Artículo 103.- Horario Corrido

Los trabajadores que tengan horario corrido tendrán una (1) hora de descanso fuera de su horario regular de labores y no podrán trabajar más de cinco (5) horas continuas.

Artículo 104.- Horas Extraordinarias

Los trabajadores tendrán derecho a que se les remunere el tiempo de servicio extraordinario efectivamente trabajado de la siguiente manera:

a) Con un aumento del 100% sobre el valor de la hora, en las horas que estén comprendidas entre las 6:00 y 8:00 a.m. y entre 4:00 p.m. y 7:00 p.m.

b) Con un 125% de aumento sobre el valor de la hora cuando las horas se produzcan fuera del horario antes mencionado.

c) Con 150% de aumento sobre el valor de la hora en los días sábado, domingo y feriados, o de descanso.

d) Cuando proceda se aplicará el Reglamento de Honorarios Profesionales.

Artículo 105.- Permiso No Remunerado

La Universidad concederá a sus trabajadores permiso no remunerado para el desempeño de los cargos de libre nombramiento y remoción en otros Institutos o dependencias oficiales o para estudiar en otras instituciones si los mismos son de interés para la Universidad. El goce de dicho permiso no interrumpirá el derecho de antigüedad ni alterará la situación del servicio activo.

Artículo 106.- Permiso para Trabajadores que Estudian

La Universidad concederá a los trabajadores que estén cursando estudios de educación básica, diversificada y superior permiso hasta un máximo de seis (6) horas semanales de acuerdo al régimen de estudios. La Universidad requerirá constancia de su asistencia regular a clases. Igualmente permitirá a los trabajadores que estudian adecuar sus horas de trabajo al del estudio de común acuerdo con su supervisor inmediato.

Parágrafo Primero: La Universidad, a solicitud del trabajador y previo estudio del caso, podrá extender las horas de permiso para estudio.

Parágrafo Segundo: A solicitud del trabajador que se encuentre cursando el último año, semestre o trimestre de la carrera respectiva, la Universidad le concederá permiso previa presentación de la documentación pertinente, con el objeto de que realice el requisito de grado que la institución donde estudie le exija. Para solicitar la concesión de este permiso el trabajador debe tener un mínimo de cuatro (4) años ininterrumpidos de prestación de sus servicios a la Universidad. En caso de que el tiempo requerido para el trabajo de grado sea mayor de un (1) mes, la Dirección de Recursos Humanos otorgará el permiso correspondiente siempre y cuando el trabajador cumpla con los requisitos establecidos en la normativa respectiva, la cual será elaborada en el transcurso del primer trimestre de 1995 por la mencionada Dirección.

Artículo 107.- Permiso por Funciones de Representación Popular y Cargos de Gerencia y/o Asesoría en la Administración Pública

La Universidad concederá a los trabajadores permisos no remunerados:

1.- Para ejercer funciones de representación popular, derivadas de las elecciones nacionales, estatales, municipales y locales.

2.- Para desempeñar cargo gerencial, o de asesoría en la administración pública.

Parágrafo Primero: Estos permisos serán renovados en caso de que el trabajador sea reelecto o designado para ejercer las mismas funciones u otras distintas a la que ejerza en el momento, siempre y cuando cumpla con los requisitos pertinentes. En el caso de la asesoría o cargo gerencial la Universidad evaluará la solicitud para su renovación.

Parágrafo Segundo: Tanto para la concesión como para la renovación de estos permisos, el trabajador deberá presentar los recaudos necesarios.

Parágrafo Tercero: El goce de dichos permisos no interrumpirá el derecho de antigüedad ni alterará la condición de servicio activo.

Parágrafo Cuarto: En el caso de cargo de representación popular que no sean remunerados, la Universidad concederá permiso remunerado previa presentación de la documentación correspondiente.

Artículo 108.- Permiso por Averiguaciones Judiciales

Cualquier trabajador que sufriere privación de su libertad como consecuencia de haber sido sometido a juicio ante los tribunales competentes, conservará su derecho al cargo correspondiente siempre y cuando la sentencia no sea condenatoria.

De acuerdo a la duración del arresto, la Universidad le concederá permiso remunerado hasta por un máximo de treinta (30) días continuos y los días que excedan este límite se considerarán como permiso no remunerado, pudiendo ser reubicado en un cargo similar al reincorporarse después de los ciento ochenta (180) días.

En caso de arresto policial, la Universidad concederá permiso remunerado hasta un máximo de treinta (30) días continuos, debiendo el trabajador demostrar el tiempo de duración de dicho arresto. En cualquier caso, la Universidad podrá realizar las averiguaciones administrativas que crea conveniente o incoar las acciones que considere necesarias.

Artículo 109.- Permiso por Matrimonio

La Universidad concederá quince (15) días continuos de permiso remunerado a los trabajadores que contraigan matrimonio a partir de la fecha del acto, dicho permiso no puede ser diferido. Al efecto, los trabajadores deberán presentar los documentos relativos a la fijación de esponsales y la identificación del lugar donde se efectuará el acto civil.

Artículo 110. Permiso Pre-Natal, Post-Natal y por Adopción

La Universidad concederá a sus trabajadoras en estado de gravidez permiso remunerado de ocho (8) semanas antes del parto y doce (12) semanas después del mismo. La Universidad prorrogará el permiso en caso de complicaciones post-natales, previa presentación del certificado extendido y convalidado por el servicio médico autorizado por la Universidad. En caso de enfermedad del recién nacido de la trabajadora, la Universidad prorrogará el permiso post-natal previa certificación extendida y convalidada por el servicio médico autorizado por la Universidad.

Parágrafo Primero: En los casos que la trabajadora decida prestar sus servicios a la Institución en el período prenatal, deberá presentar constancia médica que le respalde su decisión.

Parágrafo Segundo: La Universidad concederá 10 semanas de permisos remunerados a la trabajadora que le sea concedido en adopción un niño menor de tres (3) años contados a partir de la fecha en que le sea dado en colocación familiar con miras a la adopción.

Artículo 111.- Permiso por Nacimiento de Hijo

La Universidad concederá al padre trabajador tres (3) días continuos de permiso remunerado por el nacimiento de uno o más hijos provenientes de un mismo parto. El trabajador deberá presentar el correspondiente certificado de nacimiento en los 15 días subsiguientes del mismo. Este permiso no podrá diferirse.

Artículo 112.- Permiso por Enfermedad o Accidente

La Universidad concederá permiso en caso de enfermedad o de accidente grave sufrido por el trabajador que no le produzca invalidez, hasta por noventa (90) días continuos según constancia médica. Este lapso, podrá ser prorrogado por más de tres (3) períodos iguales. La prórroga de los lapsos requerirá la opinión médica de dos especialistas, uno nombrado por la Universidad y otro por el trabajador afectado.

Parágrafo Único: De mantenerse las condiciones que originaron dichos permisos se procederá de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Jubilaciones y Pensiones para el personal académico, administrativo y técnico de la Universidad Simón Bolívar.

Artículo 113.- Permiso por Muerte de un Pariente

En caso de fallecimiento de parientes, la Universidad concederá permiso remunerado en la siguiente: forma: cinco (5) días hábiles si el deceso ocurriera en el área metropolitana y siete (7) días hábiles en cualquier otro sitio de la República, y quince (15) días hábiles cuando el deceso sea en el exterior del país. Estos permisos no son diferidos ni fraccionados.

Artículo 114. Permisos Remunerados

La Universidad concederá permisos remunerados en la siguiente forma:

a) Hasta seis (6) horas semanales, a los trabajadores que desempeñen cargos docentes, en estos casos la Dirección de Recursos Humanos estudiará la posibilidad de extender el número de horas cuando lo considere plenamente justificado y en beneficio de la Institución. Este permiso es excluyente del concedido en el art. 106 (Permiso para trabajadores que estudian).

b) Hasta por un mes por causas plenamente justificadas, y previo estudio de la Dirección de Recursos Humanos.

c) Hasta por treinta (30) días en caso de enfermedad del cónyuge, padres e hijos del trabajador que requieran atención dado la gravedad de la enfermedad, siempre sujeto a la presentación de los informes médicos respectivos.

Parágrafo Unico: El permiso será otorgado por el supervisor inmediato cuando la duración del mismo no exceda de tres (3) días; por la Dirección de Recursos Humanos tramitado a través del supervisor inmediato, cuando la duración del permiso sea superior de tres (3) días, y no exceda de treinta (30) días; y por el Vicerrector Administrativo, tramitado a través del supervisor inmediato y de la Dirección de Recursos Humanos, cuando la duración del permiso sea superior a treinta (30) días. La Dirección de Recursos Humanos será informada por escrito en relación a todos los permisos otorgados. El disfrute de lo contemplado en el Literal a) del presente artículo es incompatible con lo establecido en el artículo 106 del presente Instrumento Normativo.

Artículo 115.- Permiso para los Trabajadores que Representan a la Asociación en Eventos Deportivos y Culturales

La Universidad otorgará permiso remunerado a los trabajadores que representen a la Asociación en actividades deportivas y culturales, previo conocimiento del supervisor y autorización de la Dirección de Recursos Humanos. A tal efecto, la Asociación presentará ante la Dirección de Recursos Humanos, con un mínimo de 48 horas de anticipación, la solicitud de permiso correspondiente. La Asociación se compromete a presentar la planificación trimestral de los eventos a realizarse a fin de que se tomen las previsiones del caso.

DESCRIPCION DEL DEPARTAMENTO

El Departamento de Administración y Desarrollo del personal Administrativo y Obrero , esta dividido en  (5)cinco áreas: Ingreso, clasificación, Evaluación, Adiestramiento, Beneficios Socioeconomicos y Calidad de Vida, cada área tiene distintas responsabilidades que cumplir para dar un buen funcionamiento al departamento y  esta constituido por una jefa y 24 personales administrativos.

PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y PERSONAL  ADMINISTRATIVO Y OBRERO

FUNCIONES DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO

Jefe de Departamento
  

	Lic. Jeimmy Pérez
	Administrador jefe II

Asistente    

Lic. Eneida Ugas Analista  de Personal IV

  

Ingreso

	Br. Arelys Barrios
	Asistente Administrativo V

	Lic. Hildamar Vázquez
	Psicólogo II

	Lic. Daniel Rodríguez
	Analista de personal III

Clasificación

	Lic. Luz Martinéz
	Analista de Personal II

	Lic. Jennifer Landaeta
	Analista de Personal II

	Lic. Victor Morales
	Analista de personal  III

	Lic. Nahicy Anato
	Analista de Personal

	T.S.U. Sharon Horvath
	Analista de personal III

Plan de Carrera

	Lic. Adriana Angulo
	Analista de Personal III

Beneficios Socioeconómicos

	Lic. Evelyn Lara
	Analista de Personal IV

  

	T.S.U. Gloria Chacón
	Asistente Administrativo V

	Lic. José Vicente Mata
	Analista de Personal III

	T.S.U. Felix Ramirez
	Analista de Personal III

Evaluació

	Lic. Arelys Lamas
	Jefe Técnico Administrativo III

	Lic. Madeleine Ustariz
	Analista de Personal III

	Br. Geraldine Segovia
	Analista de Personal II

Adiestramiento

	Lic. Herleidy Cubero
	Analista de Personal en Adiestramiento

	T.S.U. Xiomara Chávez
	Ayudante de Oficina

	Lic. María A. Rodríguez
	Analista de Personal III

Calidad de Vida

	Abog. Carlota Gruber
	Abogado Jefe

	Lic. José Luis Gómez
	Analista de Personal IV

	Br. Beatriz Arreaza
	Asistente Administrativo IV

Atención al Jubilado y Pensionado

	Br. Edanis Bello
	Ayudante de Oficina

 Secretaria

	Br. Celsa Brito
	Secretaria III

	Br. Lizbeth Caldera
	Secretaria I

 

   

LEYENDA:

Administrador Jefe II:

• Autoriza conjuntamente con el jefe inmediato, los cheques bancarios para sufragar gastos diversos  de administración.
•  Supervisa y coordina todas las funciones de administración del organismo controlando la realización de funciones de contabilidad, servicio generales, fiscalización y créditos entre otros.
•  Supervisa las operaciones financieras y las inversiones autorizadas que se producen en todas las dependencias de la unidad.
•  Interviene en los actos de licitación y en el control y apertura de cotizaciones.
•   Conforma u objeta órdenes de compra, ordenes de pago, recibos, requisiciones, finiquitos y otros.
•  Autoriza solicitudes relativas a movimientos  y asignaciones para gastos de personal
•  Dirige coordina y supervisa la realización de estudios sobre la elaboración y/o revisión de sistemas y procedimientos, contables, financieros y/o administrativos

Analista de Personal II

•  Publicar y controlar las plantillas de los concursos (internos y externos) vía online y en carteleras de la Institución, con el fin de garantizar respuestas oportunas a los requerimientos de personal y a su vez ampliar el registro de elegibles.
•    Realizar evaluación de los requisitos mínimos a los aspirantes inscritos en el registro de elegibles, así como entrevistas previas en la cual suministra información sobre el cargo ofertado. 
•   Elaborar estructuras de salarios y beneficios socio-económicos a los nuevos ingresos a la Institución con el fin de garantizar la disponibilidad presupuestaria.
•  Organizar y participar en el proceso de inducción del personal de nuevo ingreso.
•  Elaborar y tramitar documentos necesarios en el proceso de ingreso de nuevo personal a la Institución (puntos de cuentas, contratos, ingresos al IVSS, evaluaciones de desempeño, etc)
•   Realizar trámites de ingreso y/o egreso del personal de la Institución en el Seguro Social (IVSS), con el fin de cumplir con las normativas legales vigentes.
•  Realizar análisis de necesidades de adiestramiento a fin de formular el plan anual de adiestramiento de todo el personal de la Institución.
•  Organizar y controlar la logística de los eventos de adiestramiento a fin de garantizar la distribución de los equipos y materiales a los participantes.
•  Llevar el registro y control del adiestramiento recibido por el personal, a fin de mantener actualizados los expedientes.
• Organizar los procesos de evaluación de desempeño del personal de la Institución, preparando instrumentos e instructivos de evaluación, actualizando la base de datos, así como controlar la entrega de resultados de dicho proceso.
•    Realizar el POA del  área técnica de administración de personal en la cual trabaje, con el fin de que los recursos sean empleados adecuadamente.
•  Realizar estudios de clasificación de cargos, pre-clasificación de cargos, elaborar registros de asignación de cargos, especificaciones de tipo de cargos y normalización de los mismos.
•  Verificar información para la posterior realización de análisis para movimientos de personal.
•  Elaborar informes técnicos de sus actividades y trimestrales de las actividades desarrolladas en su área técnica.
•  Atender y orientar al personal interno que requiera información  de su área técnica
•  Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad industrial establecidos por la Institución.

Analista de Personal III 

•  Supervisar el desarrollo de programas de clasificación y remuneración de cargos, revisiones y actualizaciones de manuales de descripciones de cargos.
•  Programar y supervisar la preparación y desarrollo de detección y planes de adiestramiento.
•  Coordinar la realización del proceso de evaluación de desempeño del personal de la Institución.
•  Conformar los trámites de las actividades inherentes  a movimientos de personal.
•  Atender y orientar al personal interno que requiera información  de su área técnica.
•    Elaborar el POA del  área técnica de administración de personal en la cual trabaje, con el fin de que los recursos sean empleados adecuadamente.
•    Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad industrial establecidos por la Institución.

Analista de Personal IV

• Realizar análisis de las necesidades originadas por jubilaciones, crecimiento y/o reestructuración de las Unidades, actividades administrativas, para su posterior aprobación.
•  Definir las modalidades de contratación de acuerdo a la solicitud de requerimientos de personal (cargos equivalentes, perfil del cargo y periodo de contratación).
•  Supervisar el registro de datos y demás documentos necesarios en el proceso de ingreso de nuevo personal a la Institución (puntos de cuentas, contratos, ingresos al IVSS, evaluaciones de desempeño, etc.).
•  Coordinar la formulación del plan de adiestramiento de todo el personal de la Institución; realizando reportes anuales de adiestramientos recibidos y así actualizar la data
•  Realizar el POA del  área técnica de administración de personal en la cual trabaje, con el fin de que los recursos sean empleados adecuadamente.
•  Analizar los estudios de clasificación de cargos y realizar la normalización de los mismos
•  Analizar y tramitar las actividades inherentes  en movimientos de personal.
•  Coordinar  el desarrollo de programas de revisión y actualización de Manual Descriptivo de Cargos.
•  Atender y orientar al personal interno que requiera información  de su área técnica.
•  Realizar auditorías de sobre el funcionamiento del sistema de administración de personal, a fin de proponer mejoras.
•  Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad industrial establecidos por la Institución.

Asistente Administrativo IV

• Distribuye y supervisa el trabajo del personal a su cargo.
• Atiende al publico en general que acude a la unidad en solicitud de información en relación a los servicios que se prestan en la misma.
• Redacta correspondencia, informes, circulares, y documentos diversos.
• Lleva el control de la correspondencia despachada y recibida en la unidad.
• Coordina todo lo relativo a las audiencias de su supervisor.
• Asiste a reuniones o sesiones convocadas en el organismo en representación de su superior elaborando para cada una de ellas el orden del día a tratar y redacta informes especiales a otras reuniones.
• Llevar el control de gastos de la unidad y elabora las relaciones de los mismos.
• Prepara informes periódicos sobre la labor desarrollada por la unidad en que presta sus servicios

Asistente Administrativo V

• Distribuye, coordina y supervisa el trabajo del personal a su cargo.
• Coordina todo lo relativo a las audiencias de su supervisor.
• Atiende al público en general que acude a la unidad en solicitud de información en relación a los servicios que se prestan en la misma.
• Redacta correspondencia, informes, circulares, y documentos diversos.
• Lleva el control de la correspondencia despachada y recibida en la unidad.
• Implanta nuevos procedimientos de trabajo
• Coordina todo lo relativo a las audiencias de su supervisor.
• Asiste a reuniones o sesiones convocadas en el organismo en representación de su superior elaborando para cada una de ellas el orden del día a tratar y redacta informes especiales a otras reuniones.
• Llevar el control de gastos de la unidad y elabora las relaciones de los mismos.
• Prepara informes periódicos sobre la labor desarrollada por la unidad en que presta sus servicios

Secretario I

• Redacta la correspondencia rutinaria de la Unidad.
• Toma dictados en taquigrafía y los pasa a máquina.
• Recibe y despacha la correspondencia de su supervisor.
• Mantiene archivo confidencial de la Unidad.
• Recibe y atiende visitantes.
• Lleva control de audiencias de su supervisor
• Atiende las llamadas telefónicas y las pasa a su supervisor

Secretario III

• Toma dictados taquigráficos y los pasa a la maquina.
• Redacta la correspondencia que le sea encomendada por su supervisor.
• Recibe y tramita las solicitudes de audiencia  y entrevistas concedidas por su supervisor.
• Recibe y atiende visitantes.
• Establece y mantiene archivos confidenciales.
• Atiende las llamadas telefónicas y las pasas a su supervisor.
• Lleva un archivo de la correspondencia de la unidad.
• Mecanografía semanalmente la cuenta del supervisor
• Puede supervisar secretarios de menor nivel y mecanógrafos

Abogado jefe

• Representa a la unidad, antes las diferentes comisiones que requieran de Elementos Jurídicos.
• Asesora y mantiene contacto directo con diferentes departamento que conforma la U S B.
• Revisa documentos legales que afectan los intereses de la Institución.
• Elabora dictámenes escrito relacionados con las diferentes consultas, realizada a la unidad en materia laborar y administrativa.
• Realiza proceso de averiguación administrativa o destitución de personal.
• Presta apoyo y colabora con el personal supervisorio de la Unidad  aportando ideas y opinión a fin de solventar situaciones que puedan presentarse
• Resuelve casos en materia jurídicas, analizando, redactando y tramitando documentos y/o expediente.
• Realiza reuniones con el Jefe de la Unidad y el Director de la dependencia para fijar posiciones sobre los diferentes dictámenes que serán emitidos.
• Tramita documentos y/o  recaudos pertinentes a casos jurídicos y legales, antes organismo jurisdiccionales y autoridades administrativa, tales Tribunales, inspectoría etc.
• Representa judicial y extrajudicialmente a la unidad en el área de su competencia.
• Elabora y presenta informes técnicos, así como también documentos de carácter legal.
• Asigna, supervisa y evalúa el trabajo del personal a su cargo.

Ayudante de Oficina

• Recibe, revisa, clasifica y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la Unidad.
• Llena formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares.
• Efectúa, atiende y transfiere llamadas telefónicas y toma nota al respecto.
• Actualiza la agenda de la unidad.
• Trascribe correspondencia general y cualquier documento que se le asigne.
• Llena formatos de acuerdo a los datos contenidos en los documentos soporte.
• Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos a solicitud del supervisor.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada

Jefe Técnico Administrativo IV

• Coordinar y controlar las actividades y programas de áreas adscrita a la unidad.
• Participar en la definición de políticas y lineamiento relativos a la unidad.
• Coordinar y supervisar las funciones de formulario y ejecución presupuestaria de la unidad.
• Administra el presupuesto y fondo de trabajo de la unidad, cancelando facturas, requisiciones de compra y demás solicitudes.
• Atender y brindar asesoría y orientación al personal que así lo solicite, en lo relativo a la función administrativa y/o actividades de la unidad.
• Supervisar el cumplimiento de las actividades del personal bajo su cargo.
• Propone procedimiento que faciliten la acción administrativa de la unidad.
• Redactar la correspondencia general de la unidad.
• Prestar informes sobre las actividades desarrolladas

ORGANIGRAMA GENERAL

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR 
Haga clic  para poder observar el organigrama

http://ipo.dii.usb.ve/organigramas/oeUSB%20con%20identificacion%20por%20sedes%20FEBRERO%202012.pdf

ORGANIGRAMA DEL (DADPAO) 

 

DESEMPEÑO DEL PASANTE

 Desempeño del Pasante

SEMANA 1: 09 de Abril HASTA 13 de abril  del 2012

Departamento de Administración  y Desarrollo del Personal Administrativo y Obrero

Área: Ingreso

  Me asignaron a  ordenas las carpetas en orden alfabética, para que el trabajo de buscar   sea mas ordena y eficaz ,  una vez concluido con eso me puse a buscar  si había  documento por archivar de las persona que tiene carpeta contratos activos y desactivas  y archivar en su correspondiente carpeta .

  Hacer una base da datos de los curriculum  con sus respectivas clasificaciones en la hoja de calculo Excel, ya que será una mejor forma de llevar ordenadamente  los documentos, Calificación de de curriculum  según el manual de cargos

Luego de concluir con  la base datos se ordena alfabéticamente cada curriculum en el archivador.

  Me explicaron de que manera se tenia  que organizar los documentos, y  las importancias de cada una  de ellas  y seleccionarlas por fecha, ya que era contratos vigentes y vencidos y anexar a cada expediente  existente.

SEMANA  2: 16 de Abril al 20 de Abril Del 2012

Departamento de Administración  y Desarrollo del Personal Administrativo y Obrero

Área: Adiestramiento

Ordenar los documentos

  Elaborar una carpeta con todos los documentos de los pasantes 2012

Hacer una base de datos de todos los pasante 2012 que se encuentran en los al rededores de la universidad Simón  clasificando por colegios,  universidades y  departamentos.

  Ordenar los memos de acuerdo a las  números y fecha de cada uno  y anexar a cada expediente existente, en caso que no exista hacer una apertura de expediente nuevo

Me orientaron de que forma se tenía que  trabajar con todos los documentos que se encuentras en el archivo,  y eliminar algunas carpetas de años anterior, apertura de  nuevas carpetas 2012, también me dieron algunas ideas de la estructura de base  datos  que se tenia que realizar

SEMANA 3: 23 de Abril al 27 de Abril del 2012

Departamento de Administración  y Desarrollo del Personal Administrativo y Obrero

Área: Adiestramiento 

   Actualizar la base de  datos del área de adiestramiento, donde se encuentran todas las solicitudes de capacitación, la base de datos obtiene  el nombre, cedula, ubicación y nombre de los cursos  que está solicitando el personal administrativo, tanto por el área de evaluación ya que ellos hacen un seguimiento anualmente al personal, obteniendo la debilidad de cada uno de ellos y  por otro lado por el plan operativo anual para realizar (DNA) Detención de Necesidades de Adiestramiento.

 Se tiene que separar cada uno de los cursos, ya que son muchos y dependiendo a la cantidad de personas que estén solicitando dicho curso se le adjudica.

   Me explicaron como estaba constituido  la base de datos y de que forma se tenia que ordenar cada curso.

SEMANA 4: 30 de Abril  al  04 de Mayo del 2012

Departamento de Administración  y Desarrollo del Personal Administrativo y Obrero

Área: Adiestramiento

  Se realizo  una base de datos de los certificado y constancia de cualquier actividad realizado dentro de la universidad la cual se encuentra archivado en  el área de Adiestramiento para llevar un orden y una búsqueda rápida, luego se realizo un listado de  todas las personas que  tienen un certificado o una constancia, al principio de cada letra se coloco el listado de nombres de las personas existentes y se ordena alfabéticamente por apellido todas las constancias y certificados para que tenga un orden adecuado. 

   La ayudante de oficina junto con la jefa del área de adiestramiento me dieron ideas para la realización de la base, y que manera quería que estuviese ordenado.

SEMANA 5: 07 de Mayo al 1 de Junio

Departamento de Administración  y Desarrollo del Personal Administrativo y Obrero

Área: Clasificación

   El proceso de evaluación de credenciales para optar a los niveles de los ascenso como técnico superior  universitario o profesional, el proceso consta en 5 niveles cada año va ascendiendo dependiendo a los credenciales que allá optado  durante ese año.

   Ingresar al sistema automatizado de evaluación verificar, analizar y cargar los datos de   expedientes de los trabajadores Administrativos, con la finalidad de evaluar el desempeño laboral, examinar las credenciales como: cursos realizados, constancias de estudios a nivel de posgrado y otros meritos obtenidos dentro de la universidad.

  Me explicaron como manejar el sistema Automatizado para poder  cargar datos de un personal administrativo, todos los años se realiza ese proceso, ya que es necesario para saber si suben de nivel, para realizar ese proceso es necesario que tengan credenciales para poder ascender.

SEMANA 9: 04 de Junio al 08 de Junio del 2012

Departamento de Administración  y Desarrollo del Personal Administrativo y Obrero

Área: Ingreso y clasificación

  Cargar  en la base datos todos los curriculum vitae recogidos en esas ultimas semanas, con su respectiva clasificación según el manual de cargo, luego organizarlo y ordénalo de manera alfabética según su apellido en el registro de aspirantes externos.

  Participar en  retos oportunidades y emprendimiento feria de pasantías, empleos y pymes realizado alrededor del auditorio de la Universidad Simón Bolívar  con el jefe del área de  ingreso Daniel Rodríguez y Arelis Barrios, donde estuvieron presentes diferentes empresas ofreciendo trabajos en la parte administrativa y obrera, desde bachiller hasta profesional, también pasantias a  nivel de bachillerato y universitario. Así mismo se daba a conocer sobre los beneficios y sueldos que ofrecía la universidad al personal administrativo y obrero.

  Cargar al sistema automatizado de evaluación los   datos del personal administrativo y obrero, se verifica  los cursos realizados, constancias de estudios a nivel posgrado y otros meritos obtenidos  dentro de la universidad, teniendo como resultado un acenso profesional.

SEMANA 10: 11 de Junio al 15  de Junio  del 2012

Departamento de Administración  y Desarrollo del Personal Administrativo y Obrero

Área: Clasificación  y Ingreso

  Realizar un listado de expedientes, para poder solicitarlos por taquilla y esperar a que la orden de recogerlo (esperar una llamada).

Cargar al sistema automatizado de evaluación los   datos del personal administrativo y obrero, se verifica  los cursos realizados, constancias de estudios a nivel posgrado y otros meritos obtenidos  dentro de la universidad, teniendo como resultado un acenso profesional.

  Cargar  en la base datos todos los curriculum vitae recogidos en retos oportunidades y emprendimiento  feria de pasantías, empleos y pymes, con su respectiva clasificación según el manual de cargo, luego organizarlo y ordenarlo de manera alfabética según su apellido en el registro de aspirantes externos.

SEMANA 11: 18 de Junio al 22 de Junio del 2012

Departamento de Administración  y Desarrollo del Personal Administrativo y Obrero

Área: Ingreso

   Hacer un filtro de todos los curriculum que se encuentra archivado, ya que  dichos  curriculum tiene una duración de 1 año máximo, por lo tanto todos los curriculum vencidos se botan o reciclan.

  Hacer una base de datos de los concursos profesionales  que se realizaron durante el 2012, teniendo en cuenta las pruebas psicotécnicas los puntajes que obtuvieron, casi siempre se presentan  5 o mas personas para el concurso y de lo cual se escoge  a la persona que obtuvo el mayor puntaje para ejercer el cargo que se esta ofertando.

SEMANA 12: 25 de junio al 2  de julio del 2012

Departamento de Administración  y Desarrollo del Personal Administrativo y Obrero

Área: Beneficios

   Manejar la base de datos del sistema de becas  para los hijos de los trabajadores de la universidad Simón Bolívar, especificando todas las asignaciones que  perciben  los trabajadores mensualmente, así como otras que se otorgan  con carácter temporal o accidental, ingresos, egresos y condición  socio económicas.

Beneficiarios
Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la Universidad que estén cursando estudios de primaria, diversificada y superior. A razón de un  hijo por núcleo familiar y/o trabajador.

Requisitos  para la Beca

• Constancia de Estudios del aspirante a la beca y de su Rendimiento Académico (Notas), expedida por la Dirección de la Institución donde cursa estudios (original y copia).

• Copias del último recibo mensual pagado por  concepto de: vivienda, luz, agua, aseo urbano, teléfono, condominio, gas, estacionamiento, colegio privado, cotizaciones gremiales, gastos médicos, etc.

• Partida de Nacimiento del aspirante a la Beca, (debe consignarse cuando la solicitud  de beca se realiza  por primera vez).
• Asistir a una  entrevista  con la licenciada Raiza Quijada   Social, para revisión de documentos  y renovación  de datos socioeconómicos

 La licenciada Raiza Quijada encargada del área de Beneficos me explico la manera de leer el expediente y la solicitud de las becas, de cada una de las personas, sacar las cuentas  manualmente.